mabuco ...bloggt - 03/2022

Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung

4. März 2022 | Denis Morel

Die digitale Transformation ist der Wandel einer Organisation, um deren Leistungen, Abläufe und Systeme digital zu gestalten. Die digitale Transformation wird als Bezeichnung angewendet, um technische Systeme einzusetzen (z.B. GEVER-Lösung) oder um Systeme zu ersetzen, erneuern. In der Realität ist die digitale Transformation aber eine Kultur- und Organisations-Veränderung, die viele Bereiche und Menschen direkt betrifft.

Die «Myni Gmeind» Umfrage zur Digitalisierung in den Schweizer Gemeinden 2021 hat aufgezeigt, dass die Digitalisierung den Gemeinden wichtig ist und auf deren Agenda steht. Die Digitalisierung bringt viele Vorteile für die Organisation der Abläufe innerhalb der Gemeinden sowie für die Leistungsbezüge durch Bürger/innen. Die Digitalisierung ist aber auch mit Herausforderungen und Risiken verbunden, die ihre Ursprünge innerhalb (z.B. Mitarbeitende) oder ausserhalb (z.B. Medien, Erwartung der Bürger/innen) der Organisation haben.

In diesem Blog-Eintrag möchten wir Ihnen ein Modell vorstellen, wie die digitale Transformation die öffentliche Verwaltung beeinflusst. Das Modell heisst "Das Haus der Digitalisierung". Dieses Modell zeigt, welche Disziplinen betroffen sind und wo die Handlungsfelder sind.

Die öffentliche Verwaltung hat grundsätzlich vier externe Stakeholder.

  • Die Politik (Legislative) ist der Gesetzgeber, aber auch die Aufsicht über die Regierung und die Verwaltung. Die unterschiedlichen politischen Meinungen können Einfluss auf die Reaktion der Politik, auf Erfolge und Misserfolge einer Organisationseinheit ausüben.
  • Die Öffentlichkeit erwartet Transparenz über die Arbeit der Verwaltung. Die Medien äussern sich in der Regel kritisch über die Arbeit der Verwaltung und könnten negative Reaktionen bei fehlender Transparenz auslösen.
  • Die Wirtschaft, sowie die Bürger/innen sind die Bezüger der Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung. Sie wollen möglichst einfach orts- und zeitunabhängig die benötigten Leistungen beziehen können.

Die anderen Organisationseinheiten der öffentlichen Verwaltung werden in diesem Modell aus Vereinfachungsgründen nicht dargestellt.

Die Tätigkeiten der Verwaltung sind durch die Gesetzgebung definiert. Die notwendigen Leistungen und Services werden davon abgeleitet. Die Finanzierung der Investitionen des Betriebs werden vom Parlament (Legislative) verabschiedet. Die Investitionsmittel werden auf die unterschiedlichen Projekte aufgeteilt. Das Haus der Digitalisierung ist eine Darstellung aller Elemente, die für eine erfolgreiche digitale Transformation in diesem Umfeld relevant sind.

Das erste Element ist das Legislatur-Programm. Die Regierung definiert in diesem Programm die wichtigsten Ziele, die erreicht werden sollen und ihre Prioritäten für die kommende Legislatur. Das Legislatur-Programm definiert auch, wie die finanziellen und personellen Mittel eingesetzt werden sollen. Die Digitalisierung ist seit einigen Jahren häufig Teil des Legislatur-Programms der Kantone.

Die digitale Strategie definiert anhand der Prioritäten der Regierung das Vorgehen und die Planung für die Digitalisierung. Diese digitale Strategie stützt sich stark auf die Rahmenbedingungen der Verwaltungseinheiten ab. Zum Beispiel muss ein Kanton die hoheitlichen Kompetenzen der Gemeinden berücksichtigen und die strategische Zusammenarbeit definieren. Die Strategie wird in der Regel über die Dauer von mehreren Legislaturen umgesetzt.

Die Governance, insbesondere die ICT-Governance, muss definiert werden. Sie beinhaltet die Steuerung und die Führung der Digitalisierung. Die Steuerung soll in der Regel eine politische Bedeutung haben und Departements-übergreifend sein, aber mit entsprechendem Zugang auf die finanziellen Mittel.

Das Fundament für die Säulen ist die Kultur der Verwaltungseinheit. Der Erfolg der digitalen Transformation ist eng mit einem Kulturwandel verbunden. Wichtige Merkmale einer digitalen Kultur sind etwa die Zusammenarbeit innerhalb einer Matrix-Organisation, die Fähigkeit aus Fehlern zu lernen oder die Etablierung einer transparenten Kommunikation, auch bei Misserfolgen. Die Kultur kann nicht verordnet werden - sie wird von der Führung und durch die tägliche Arbeit geprägt.

Die drei Säulen für eine erfolgreiche Digitalisierung sind die Führung, die Mitarbeitenden und die Enabler.

Die Führung muss in der Veränderung vorbildlich sein und die richtigen Strukturen und Abläufe definieren. Sie treibt den Veränderungsprozess voran und lebt den Wandel der Kultur vor.

Die Mitarbeitenden müssen Teil der Veränderung sein. Es werden Tätigkeiten durch die Digitalisierung verändert und neue Kompetenzen von den Mitarbeitenden erwartet. In der Regel wird die digitale Transformation keinen Stellenabbau verursachen, sondern Veränderungen in den bestehenden Tätigkeiten mit sich bringen.

Die Säule "Enabler" stellt alle Elemente dar, die nötig sind, um den Wandel zu unterstützen: die Prozesse, die digitale Infrastruktur und der Schutz vor Cyberrisiken.

Die Prozesse müssen oft neu definiert werden, damit die Verwaltungseinheit und ihre Stakeholder von der Digitalisierung profitieren können. Mit der Digitalisierung werden die bestehenden Prozesse nicht lediglich mit einem neuen IT-System abgewickelt, sondern müssen im Kontext der Digitalisierung angepasst und neu entwickelt werden.

Unter der digitalen Infrastruktur adressieren wir alle notwendigen Infrastruktur-Elemente der Digitalisierung. Dies können Hardware-, Software- oder Cloud-Services sein. Es können auch Grundbausteine der digitalen Infrastruktur, z.B. eine elektronische Identität, ein Archivierungssystem oder ein sicherer digitaler Kommunikationskanal für den Austausch von Informationen und Dokumenten sein.

Der korrekte Umgang mit Cyberrisiken ist ein Schlüssel-Element für den Erfolg der Digitalisierung. Dieser Umgang kann das Vertrauen in die digitalen Leistungen stark positiv wie auch negativ beeinflussen. Es beinhaltet nicht nur die Sicherheit des Systems, sondern auch die Risiko-Analyse und -Akzeptanz, das Wissen über die Sicherheitsniveaus sowie die Reaktion auf Angriffe. Cyber-Attacken können nicht zu 100 % verhindert werden, dennoch ist eine rechtzeitige und entschlossene adäquate Reaktion auf allfällige Attacken von höchster Bedeutung.

Welche Herausforderungen bei der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung anzutreffen sind, möchten wir Ihnen demnächst in einem weiteren Blog-Eintrag aufzeigen.

Haben Sie Fragen zum Thema digitale Transformation, kontaktieren Sie uns, wir beantworten gerne Ihre Fragen!

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Ihr mabuco Team