mabuco ...bloggt - 11/2019
Geführt zum Projekterfolg
26. November 2019 | Elmar Ebener
Mit schöner Regelmässigkeit lesen wir in Fachzeitschriften und Zeitungen, dass viele Projekte scheitern. Wenn wir diversen Studien Glauben schenken wollen, werden insbesondere im IT-Umfeld mehr als die Hälfte der gestarteten Vorhaben vorzeitig abgebrochen. Vielfach wurden die angepeilten Ziele nicht annähernd erreicht. Von brauchbaren Resultaten oder Produkten ganz zu schweigen. Wie kann das sein?
Es gibt eine Vielzahl von erfolgsversprechenden und schlüssigen Methoden für das Projektmanagement. Die Organisationen schicken ihre Mitarbeitenden ständig in Ausbildungen und es wird kräftig in "Tools" investiert. Aber wieso ist die Bilanz trotz all diesen Bemühungen so miserabel?
Die Antwort auf diese Frage ist denkbar einfach: Es fehlt an Führung. Die Führungsfähigkeiten der Schlüsselpersonen sind mit Abstand der wichtigste Erfolgsfaktor in einem Projekt. Die Skills im Bereich der Methodik sowie der Einsatz von Werkzeugen wirken sich nur marginal auf den Projekterfolg aus. Und jetzt Hand aufs Herz: Überrascht Sie diese Aussage? Wohl eher nicht…
In diesem Blog-Eintrag wird die Wichtigkeit des Auftraggebers[1] in den Vordergrund gestellt. Diese Rolle wird – im Gegensatz zum Projektleiter – kaum thematisiert und selten hinterfragt.
Die Initialisierung
Bei einem Projekt ist es wie beim Zuknöpfen eines Hemdes oder einer Bluse: Wenn bereits der unterste Knopf ins falsche Knopfloch eingefädelt wird, geht es am Schluss einfach nicht auf – egal was Sie "unterwegs" alles versuchen.
Den ersten Knopf in einem Projekt fädelt der Auftraggeber ein. Vor dem Projektstart müssen mindestens die folgenden Fragen gestellt werden:
- Sind die Projektziele unmissverständlich? Erfüllen sie die SMART[2]-Anforderungen?
- Ist die Rollenverteilung klar?
- Wird das Projekt von der Geschäftsleitung getragen und unterstützt?
- Verfügt der Projektleiter über die nötige Erfahrung?
- Sind genügend Ressourcen vorhanden?
In der Praxis ist es leider oft so, dass diese fünf Fragen vom Auftraggeber nur halbherzig beantwortet werden. Entsprechend ungünstig sind die Voraussetzungen für den Projektleiter und der Projekterfolg stellt sich dann – wenn überhaupt – eher zufällig ein.
Dieses Verhalten erstaunt umso mehr, weil der Auftraggeber mit jedem Projekt die Organisation in irgendeiner Form verändern will. Somit trägt er auch die alleinige Verantwortung für diese Veränderung respektive für den Projekterfolg.
Die Mitglieder des Projektausschusses
Der Projektausschuss (PA) ist ein rein beratendes Gremium. Der Auftraggeber kann den Projektausschuss selbstverständlich in wichtige Entscheidungen einbeziehen. Aber delegieren lässt sich seine Verantwortung für das Gelingen des Projektes nicht.
Der PA ist dazu da, die Akzeptanz des Projektes in der Stammorganisation sicherzustellen. Insbesondere bei grösseren, organisationsübergreifenden Vorhaben ist der PA für den Auftraggeber ein unverzichtbares Instrument. Dabei ist entscheidend, dass die Mitglieder des Projektausschusses in den betroffenen Stammorganisationen genügend Einfluss haben. Nur so gelingt es, die Widerstände – welche mit Garantie auftauchen werden – in den verschiedenen Organisationen zu beseitigen.
Oft kann beobachtet werden, dass der Besetzung des Projektausschusses zu wenig Gewicht beigemessen wird. Hier lohnt es sich, wenn der Auftraggeber in einige Gespräche und Kaffees mit den Vorgesetzten investiert, damit die richtigen Personen delegiert werden.
Übrigens: alle fachlichen Diskussionen gehören nicht in den Projektausschuss. Dafür kann ein Fachausschuss ins Leben gerufen werden, der die Projektleitung beratend unterstützen kann.
Fazit
Ein verantwortungsbewusster Auftraggeber kann bloss eine begrenzte Anzahl von Projekten führen. Er wird sich auf die wichtigsten Vorhaben fokussieren. Schliesslich muss die Stammorganisation in der Lage sein, die benötigten Ressourcen bereitzustellen und die Veränderungen zu bewältigen.
Sie haben sicher bemerkt, dass die hier erwähnten Punkte nicht oder nur am Rande in Kursen thematisiert werden. Denn eine verantwortungsvolle Führung kann durch keine Methodik ersetzt werden.
Das mabuco-Team hilft Ihnen mit massgeschneiderten Workshops oder mittels Coachings, die Führungskräfte für dieses Thema zu sensibilisieren, damit sie als gewissenhafte Auftraggeber die nötigen Voraussetzungen für den Projekterfolg schaffen.
Es lohnt sich, denn es geht um die Zukunftstauglichkeit Ihrer Organisation.
Wir fühlen den Puls der Zeit, Sie auch?
Ihr mabuco Team