Ist Effizienzsteigerung das Ziel der digitalen Transformation?
25. Mai 2022 | Elmar Ebener
Digitalisierung ist ja nichts Neues. Bereits seit Jahrzehnten werden in der Industrie Abläufe automatisiert. Im Dienstleistungssektor kommen Systeme und Fachapplikationen zum Einsatz, die ein speditives Arbeiten ermöglichen. Auf diese Weise konnten in allen Branchen enorme Effizienzsteigerungen erzielt werden, was sich entsprechend positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit der Schweiz auswirkte. Aber wie können wir diesen Vorsprung halten?
Gemäss einer Deloitte-Umfrage, welche viele grosse Industrieunternehmen auf der ganzen Welt miteinbezieht, dient die Digitalisierung überwiegend dazu, eine höhere Effizienz zu erzielen. Dies ist erstaunlich, weil uns die neuen Technologien seit einiger Zeit erlauben, die Organisation mit echten Innovationen weiterzubringen.
Wenn ich einen bestehenden Ablauf 1:1 digitalisiere, bringt dies nicht zwingend einen Gewinn an Effizienz. Es entstehen dabei auch keine neuen Dienstleistungen oder Produktideen. Bei der digitalen Transformation werden neue Wege gegangen, die sich positiv auf das Kundenerlebnis auswirken und für die Unternehmungen deutliche Effizienzgewinne mit sich bringen - bspw. durch deutlich schlankere Abläufe.
"Es gibt nichts Sinnloseres, als etwas effizient zu tun, das gar nicht getan werden soll." Peter F. Drucker
Bestehende Prozesse optimieren
Der Ausgangspunkt für jede Effizienzsteigerung ist der Prozess. Sind die bestehenden Abläufe nicht dokumentiert, ist auch nicht transparent, was eigentlich in der Organisation geschieht. Folglich müssen die Prozesse zuerst aufgezeichnet werden. Erst dann ist es möglich, systematisch nach Optimierungsmöglichkeiten zu suchen.
Bei solchen Analysen fällt uns immer wieder auf, dass Medienbrüche die verschiedenen Beteiligten dazu zwingen, die gleichen Daten mehrfach in unterschiedlichen Systemen zu erfassen. Nicht selten hat dies mit Organisationsgrenzen zu tun. Es wird mit unterschiedlichen Applikationen, Datenformaten und mit Papier gearbeitet, was die Zusammenarbeit erschwert und erheblich verzögert. Bei einer Prozessanalyse werden ausserdem Arbeitsschritte aufgedeckt, die nichts zur Wertschöpfung beitragen und getrost gestrichen werden können.
Prozesse transformieren
Wenn es darum geht, ganze Prozessketten neu zu denken, dürfen wir uns nicht von den heute existierenden organisatorischen Silos und festgefahrenen Prozessen leiten lassen. In der ersten Phase bietet sich ein "Greenfield Approach" an. So wird sichergestellt, dass nicht bereits zu Beginn, innovative Ansätze verworfen werden.
Damit der gewünschte Effekt erzielt werden kann, muss die Wertschöpfungskette im Zentrum stehen, nicht die aktuelle Ausgangslage in der eigenen Organisation. Allerdings erfordert ein solches Vorgehen den Mut und die Offenheit, bewährtes infrage zu stellen.
Interdisziplinäre Teams sind für die Entwicklung von neuen Prozessen besser geeignet, da sie viele Sichtweisen und Aspekte einbringen können. Es ist ausserdem zu beachten, dass man nicht die Frösche fragt, wenn man einen Teich trockenlegen will. Besitzstandswahrer sind nicht für ihre Innovationsfreudigkeit bekannt.
Jeder innovative Ansatz wird es zu Beginn schwer haben, weil neue Ideen die existierenden Geschäftsmodelle gefährden oder sogar ablösen können. Wenn plötzlich ganze Abteilungen infrage gestellt werden, wird dies bei den Betroffenen keine Freude auslösen. Darum können die Vorbehalte und Einwände aus den eigenen Reihen ein rasches Vorwärtskommen erschweren. Auch fehlende gesetzliche Grundlagen tragen dazu bei, dass sich die Reorganisation deutlich verlangsamt oder sogar verhindert wird.
Wichtig ist, dass die Einwände und Hindernisse gegenüber den Auftraggebenden transparent aufgezeigt und wenn möglich, Lösungsvorschläge eingebracht werden.
Unser Beitrag an Ihre Effizienzsteigerung
Sollten Sie sich mit Ihrer Organisation für einen Schritt in Richtung digitale Transformation entscheiden, unterstützen wir Sie gerne im Bereich Prozessdesign und Prozessanalyse. Unabhängig davon wie gross oder wie klein der Schritt ist, Sie werden immer gewinnen!
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Es ist offensichtlich, dass dieses Neudenken von Abläufen oder die digitale Transformation in der Organisation ohne einen Kulturwandel kaum möglich ist. Dieser Wandel muss von der Führung angestossen, gelebt und begleitet werden. Was das für die Führungskräfte bedeutet, bringen wir Ihnen im nächsten Beitrag näher.