So etablieren Sie ein erfolgreiches Lieferantenmanagement

28. April 2022 | Serge Liechti

Sobald die Lieferanten einen Teil der eigenen Leistungserbringungskette abdecken, ist eine systematische Bewirtschaftung dieser Anbieter nicht nur notwendig, sondern essenziell. Doch welche Vorgehensweisen führen zu einem effizienten und gewinnbringenden Lieferantenmanagement? Wir erklären die wichtigsten Schritte und verraten Ihnen, welche Aspekte es zu berücksichtigen gilt.

Ziele des Lieferantenmanagements

Gemäss dem Modell zur Lieferantenbewirtschaftung von ITIL sind die Ziele des Lieferantenmanagement wie folgt definiert:

  • Leistung für Geld von Lieferanten und Verträgen erhalten
  • Sicherstellen, dass die Verträge mit den Lieferanten im Einklang stehen mit den eigenen Anforderungen
  • Die Beziehung mit den Lieferanten pflegen
  • Die Leistung der Lieferanten bewirtschaften
  • Verträge mit Lieferanten aushandeln und abschliessen, sowie Verträge während ihres Lebenszyklus zu verwalten
  • Richtlinien für Lieferantenbeziehungen etablieren und ein Lieferantenmanagementsystem betreiben

Aus diesen Zielen lassen sich die Voraussetzungen für ein systematisches Lieferantenmanagement ableiten. Es geht um klar formulierte gegenseitige Rechte und Pflichten, welche zu Beginn der Leistungserbringung ausgehandelt und festgehalten werden.

Falls das Lieferantenmanagement bisher nicht systematisch auf diese Ziele ausgerichtet ist, kann es schrittweise etabliert werden.

Aufbau eines Portfolios

In einem ersten Schritt geht es darum, sich einen Überblick über die bestehenden Lieferanten und Verträge, sowie deren Beziehungen zur eigenen Wertschöpfungskette herzustellen und diesen Querschnitt im zur Bewirtschaftung vorgesehenen Hilfsmittel abzubilden. Eine Risikobewertung stellt hier einen guten Einstiegspunkt dar. Zu bewerten gilt es, welcher Schaden entsteht, wenn einer der Lieferanten die bestellten Leistungen nur teilweise oder überhaupt nicht erbringt und wie schnell auf alternative Angebote zurückgegriffen werden kann.

Neben dem Risiko gilt es, die Leistung des Lieferanten zu beurteilen. Wurden die SLA und die Verbindlichkeit eingehalten? Handelt es sich um eine konstruktive Zusammenarbeit? Wirtschaftlich ist es sinnvoll, die Verträge mit den Lieferanten genau zu prüfen und im Bedarfsfall anzupassen, um den Leistungsbezug zu optimieren, damit nicht unbeabsichtigt mehrfach gleichartige Leistungen bezogen werden. Bei der Prüfung der Leistungswerte der Verträge bietet sich die Gelegenheit, gleich die Laufzeiten der Verträge, allfällige Verlängerungsoptionen und die Kündigungsfristen zu prüfen und diese festzuhalten.

Kontinuierliche Bewirtschaftung

Mit den erhobenen Daten und dem erstellten Portfolio kann nun die kontinuierliche Bewirtschaftung angestossen werden.

Die erhobenen Werte werden pro Lieferant beziehungsweise pro Vertrag periodisch neu geprüft und mit den versprochenen Leistungen und den eigenen Bedürfnissen abgeglichen. Wird keine Abweichung festgestellt, sind keine weiteren Massnahmen erforderlich.

Werden Abweichungen festgestellt, beispielsweise, weil der Lieferant seine Leistungen nicht erbringt, so gilt es, angemessene Massnahmen zu ergreifen. An erster Stelle steht dabei das Gespräch mit dem Lieferanten. In diesem Gespräch weist man den Lieferanten auf seine Verfehlung hin, am besten mit konkreten Beweisen wie Leistungsmessungen oder Reports. Abhängig vom Vertrag wird bereits eine Konventionalstrafe fällig. Sind die Massnahmen im Falle einer Nichterfüllung nicht im Vertrag geregelt, so muss eine Erfüllung innert einer gesetzten Frist verlangt werden. Sollte der Lieferant dem nicht nachkommen, so sind die weiteren Schritte der Konfliktbewältigung, bis im Extremfall hin zur Vertragsauflösung, einzuleiten.

Ihre Anforderungen im Fokus

Der Bezug von Fremdleistungen soll nicht unkoordiniert, sondern an die eigenen Geschäftsanforderungen ausgerichtet erfolgen. Abweichungen von den Sollwerten können demnach auch eintreten, wenn sich die eigenen Bedürfnisse verändern, so dass mehr, weniger oder zusätzliche Leistungen bezogen werden müssen. Im Idealfall sind die Mechanismen zur Bedarfsanpassung und die finanziellen Konsequenzen dieser Anpassungen in den Verträgen bereits geregelt und können aktiviert werden.

Ein guter Vertrag als Grundlage für eine gute Partnerschaft

Die Verträge werden in der Regel während der Beschaffung verhandelt, deshalb gilt es, bereits hier alle wichtigen Aspekte zu erfassen und im Vertrag abzubilden. Alles, was in einem Vertrag bereits geregelt ist, muss nicht speziell verhandelt oder eskaliert werden, daher lohnt es sich, auch unangenehme Themen im Vertrag zu regeln in der Hoffnung, dass die entsprechenden Klauseln nicht aktiviert werden müssen. Sind die relevanten Punkte in den Verträgen geregelt und gegenseitig akzeptiert, bleibt wenig Interpretationsspielraum und die Vertragspartner wissen, was sie voneinander erwarten dürfen und was ausserhalb des vereinbarten Rahmens liegt. Damit ist die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit, unabhängig von einzelnen Personen mit spezifischen Kenntnissen der Leistungswerte, geschaffen.

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Seien Sie gespannt auf unseren nächsten Beitrag in dieser Reihe zum Thema Effizienz.