mabuco ...bloggt - 03/2022

Herausforderungen der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung

30. März 2022 | Denis Morel

Im letzten Blogbeitrag haben wir Ihnen das Haus der Digitalisierung vorgestellt. Dieses zeigt die zentralen Elemente der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung. 

Heute zeigen wir Ihnen auf, welche Herausforderungen im Kontext der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung existieren und leiten anschliessend die entscheidenden Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche Umsetzung der digitalen Transformation daraus ab. 

Die Verwaltungen sind in Departemente organisiert, die verschiedene Themen unter der politischen Leitung zusammenfassen. Diese Konstellation kann eine Silo-Organisation schaffen, was sich negativ auf die digitale Transformation auswirken kann. Die Departemente werden dabei von der Kanzlei unterstützt, deren Rolle und Entscheidungskompetenzen je nach Kanton oder Gemeinde sehr unterschiedlich ausfallen können. In vielen Verwaltungen ist die Verantwortung für die digitale Transformation bei der Staatskanzlei angesiedelt. Dies kann dazu führen, dass die Organisation nur eine koordinierende und unterstützende Rolle erhält und sich nur auf freiwilliger Basis auf die Departemente und Ämter stützen kann. Für die Umsetzung der digitalen Transformation muss die benannte Stelle aber die notwendigen Kompetenzen aufweisen und vom gesamten Regierungskollegium unterstützt werden. Die Zusammenarbeit muss dabei departementsübergreifend gefördert werden. 

Ein zentrales Element der digitalen Transformation ist die Zusammenarbeit mit der internen Informatik-Abteilung. Im Rahmen der digitalen Transformation ist diese nicht mehr nur ein Dienstleistungserbringer für die Verwaltung, sondern wird zu einem Leistungserbringer für die Bezüger von Behörden-Dienstleistungen. Dieser Prozess erfordert sowohl die Anpassung der ICT-Governance als auch einen internen Kulturwandel. 

Die Digitalisierung entwickelt sich sehr schnell. Mit grosser Geschwindigkeit werden wir mit neuen Technologien, Cyberrisiken, Erwartungen von Nutzern etc. konfrontiert. Dies erfordert Agilität, in der Organisation im Sinne der Fähigkeit, sich zeitgerecht anzupassen. Die Verwaltung ist vom politischen Prozess und von einem starren Entscheidungsrahmen abhängig, was ein Hemmnis für die Agilität darstellen kann. Die Verwaltungen müssen demzufolge ihre Entscheidungsprozesse überdenken.  

Ein zentrales Element der Digitalisierung und der Agilität ist die Möglichkeit, Fehler zu machen, um aus ihnen zu lernen und sich zu verbessern. Dies erfordert, dass Fehler transparent diskutiert werden, um eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen. Allzu oft werden Fehler bestraft, was zu einer entsprechenden Reduzierung der Transparenz führen kann. Dieses Element ist auch in Qualitäts- oder Sicherheitsmanagement-Frameworks, z.B. ISO27001 integriert, da es nicht auf Perfektion, sondern auf Verbesserung abzielt. Im Zentrum des Kulturwandels müssen die Menschen adressiert werden, da es Mut von den Mitarbeitenden und der Führungsebene erfordert. 

Ein konkretes Beispiel für diesen Kulturwandel ist im Kontext "Umgang mit Cyberrisiken" sichtbar. Auf der einen Seite müssen die Verwaltungen in der Lage sein, sensible Daten wirksam zu schützen. Sie müssen Prozesse einrichten, die es ihnen ermöglichen, schnell auf Veränderungen der Bedrohungen zu reagieren. Auf der anderen Seite bleibt immer ein Restrisiko von Angriffen. Wenn es dann zu einem effektiven Angriff kommt, muss die Verwaltung aus dem Angriff lernen, ihre Prozesse anpassen und zusätzliche Sicherheitsmassnahmen ergreifen. Gegen aussen muss sie transparent über die tatsächlichen Folgen, das Ausmass des Angriffs und die eingeführten Verbesserungsmassnahmen kommunizieren können. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der digitale Wandel mit einem bedeutenden menschenzentrierten Kulturwandel einhergeht, der ein starkes Engagement des Managements und eine departementsübergreifende Zusammenarbeit erfordert. Die Coronakrise hat gezeigt, dass öffentliche Verwaltungen diese Fähigkeit haben, sich zeitgerecht anzupassen und agil zu reagieren. 

  • Wie wird die departementsübergreifende Zusammenarbeit in der Organisation gefördert und unterstützt? 

  • Wie wird die Cybersecurity zu einem zentralen Vorhaben in der Organisation? 

  • Wie kann man die Agilität in einer Organisation entwickeln?  

Haben Sie diese oder ähnliche Fragen zum Haus der Digitalisierung oder allgemein zum Thema digitale Transformation, dann kommen Sie auf uns zu! Wir beantworten gerne Ihre Fragen und helfen Ihnen weiter - kontaktieren Sie uns.

Wir fühlen den Puls der Zeit, Sie auch?

Ihr mabuco Team